ACHTER DE SCHERMEN VAN ONZE CLUB, BMBC VZW

De club administratie daar gaan we deze keer dieper op in

Zoals in elke organisatie is een degelijke administratie de ruggengraat van het geheel. Dit geldt zeker voor een vereniging als de onze, met meer dan 600 contacten : leden en anderen.

Om een overzicht te houden bekijken we nu de leden-, rondritten- en financiële administratie.

De ledenadministratie beheert alle data over de leden: hun NAW-gegevens en hun lidgeld status. Met deze informatie wordt bij MB Classic de lidkaart en Classic magazine aangevraagd, bij de BEHVA de informatie gedeeld voor registratie en ontvangst van Retro Classic News en ook, indien van toepassing, de database van Marsh geladen voor de oldtimer verzekering. Juiste gegevens zijn dus een must, maar ook het op tijd betalen van het lidgeld. Immers voor dit alles gelden strikte deadlines. Alles wat nadien, te laat, aangeleverd dient te worden leidt tot administratieve meerkosten. En zonder het juiste adres in onze databank ook geen Gazette in de bus!

De rondrittenadministratie volgt de inschrijvingen op die per brief, email, digitaal of niet toekomen. Ze worden afgepunt met de betalingen om alzo de deelname groen licht te geven. Schrijf je in via de clubsite dan krijg je digitaal een bevestiging, anders niet. En vermeld bij de betaling zeker je naam als clublid, dit voorkomt ons zoeken ‘ van wie is dit nu?’.  De organisatie van de rondrit wordt op de hoogte gehouden van de voortgang.

De financiële administratie is opgedeeld in de financiële transacties en de boekhouding. We hebben als bestuur gekozen om deze strikt gescheiden te houden. De betalingen worden gedaan door het secretariaat, na het fiat van 2 bestuursleden en met de nodige onderliggende stukken voorzien. De boekhouding staat hier volledig los van en registreert alle transacties met het nodige nazicht op volledigheid, juistheid en bankgegevens. Deze werkwijze leidt tot een volledige transparantie voor iedereen.

Tevens komen er ook nog de nodige vragen/opmerkingen binnen van leden, aspirant-leden, partners of derden. Deze worden beantwoord door de bestuursleden in functie van het deelgebied en/of taal.

Werk genoeg zo blijkt en dit alles wordt hoofdzakelijk door Marleen en Luc op vrijwillige basis gedaan

Maar er is meer. Aangezien de BMBC als VZW ook bestuursraden en een algemene ledenvergadering heeft dienen die nauwgezet genotuleerd te worden, alsook het andere overleg als de redactieraad of contact met onze partners als club. Weer een extra taak erbij.

En ook de boekhouding gaat verder als het ‘vullen van het boekhoudpakket’. We zijn een btw-plichtige vzw, dus btw aangiften dienen te gebeuren. De jaarrekening dient opgemaakt te worden, om alzo extern geviseerd te worden ter neerlegging. Alles steeds in overleg natuurlijk.

Dit alles start elk jaar op 1 januari en gaat door tot en met 31 december, elk jaar opnieuw.

Gelukkig hebben we alles goed geordend en gesmeerd, en loopt de communicatie binnen het bestuur digitaal; zo wordt alles direct gedeeld en de nodige actie ondernomen waar nodig.

Dus als het soms langer duurt als verwacht, strenger is als gedacht, of anders is als bedacht, dan weet je nu waarom.

Maar ons credo blijft : Samen maken we er als club altijd iets mooi van !

Het clubbestuur

error: Content is protected !!